想升职加薪？先学会搭建你的工作系统

如何搭建你的工作系统？个人工作系统搭建四步法：

第一步：

归类动作：可视化

☑列出所有重复性工作动作。

☑将模糊的“忙”变为清晰的“做什么”，实现工作模块化。

第二步：

沉淀模板：流程化

☑为每个动作制定SOP。

☑将依赖经验变为稳定的流程，保证质量下限。

第三步：

设置标准：节奏化

☑为流程加上时间和数量限制。

☑用固定的节奏对抗拖延和波动，实现稳定输出。

第四步：

定期复盘：进化

☑定期回顾，基于反馈优化系统。

☑让系统持续改进，形成个人的核心竞争力。

核心价值：将个人能力从不可靠的“灵感”转化为可靠的“系统”。

1、销售代表

☑第一步：归类动作

核心动作：客户寻源、客户分级、初步接触、需求挖掘、方案演示、报价谈判、成交关闭、客户维护。

☑第二步：沉淀模板

·客户寻源=行业展会名录+老客户转介绍+其他。

·初步接触=准备3套不同场景的开场白话术。

·需求挖掘=背景、难点、暗示、需求-收益问题清单。

·方案演示=公司介绍+成功案例+产品价值+解决方案。

☑第三步：设置标准，稳定输出

1.每日通话量：规定自已每天至少打20个有效电话或发30条个性化消息。

2.客户跟进节奏：A类客户、B类客户、C类客户（潜在）多久联系一次，设置频率。

3.每周复盘：每周五下午固定2小时，分析本周成交/丢单案例，更新话术库和客户分类标准。

☑第四步：定期复盘优化

1.哪个渠道来的客户成交率最高？（集中精力主攻该渠道） 

2.哪个环节的转化率最低？（是初步接触难还是谈判易卡住？）针对该环节进行话术或策略优化。

3.竞争对手最近有什么新动态？我们的应对策略是什么？

2、项目经理

☑第一步：归类动作

核心动作：项目启动、任务分解、进度跟踪、风险识别、沟通协调、会议管理、项目复盘。

☑第二步：沉淀模板

·项目启动=目标、范围、关键里程碑、核心成员、风险假设。

·任务分解=使用WBS将项目分解为个人可负责的任务。

·会议管理=会前议程模板->会中纪要模板（决议、行动项、负责人、截止日）->会后跟进。

·进度跟踪=本周进展、下周计划、风险与问题。

☑第三步：设置标准，稳定输出

1.每日检查：每天上班第一件事，花15分钟快速检查所有项目看板，识别“阻塞”任务并立即协调。

2.沟通节奏：什么时候开会沟通形成固定节奏。

☑第四步：定期复盘优化

1.项目延期的常见原因是什么？（需求变更、资源不足？） 

2.哪种沟通方式最有效？如何减少无效会议？

3.项目文档库是否有可复用的模板？如何让新项目启动更快？

3、行政/助理

☑第一步：归类动作

核心动作：日程管理、会议支持、差旅安排、文档处理、物资管理、接待访客。

☑第二步：沉淀模板

·会议支持=会议室预订SOP->会议材料准备核对清单-> 会议设备调试SOP。

·差旅安排=差旅申请表示例->机票酒店预订标准->费用报销流程清单。

·文档处理=公文/格式模板->文件归档命名规则。

☑第三步：设置标准，稳定输出

1.时间块管理：把时间分块处理事务

2.零干扰时间：为老板或团队设置每天1-2小时的“零干扰”时段，用于专注工作，非紧急事务不打扰。

3.定期维护：每月底固定检查办公物资库存，提前采购；每季度更新一次公司通讯录。

☑第四步：定期复盘优化

1.哪些事务最耗时？能否优化流程或引入工具？ 

2.最近是否有安排失误？如何避免再次发生？

3.供应商（酒店、机票、文具）的服务和价格是否需要重新评估？

4、平面设计师

☑第一步：归类动作

核心动作：需求沟通、灵感搜集、风格定位、初稿设计、修改完善、定稿输出、文件整理。

☑第二步：沉淀模板

·需求沟通=包含目标受众、使用场景、核心信息、尺寸规格、交付时间等。

·灵感搜集=确立关键词->在固定平台搜索->存入灵感库文件夹并打标签。

·初稿设计=打开标准尺寸模板/品牌规范文件->搭建基础框架->填充核心视觉元素->输出3版不同风格方向。

☑第三步：设置标准，稳定输出

1.设计节奏：将一张海报的设计时间压缩到3小时内，分布到每一环节。

2.反馈管理：收到修改意见后，立即在文档中列出“修改点清单”，完成一项勾一项，确保无遗漏。

3.素材维护：每周五下午固定1小时，整理本周下载的字体、图片、素材，归档到个人素材库。

☑第四步：定期复盘优化

1.哪种风格或配色方案的设计稿客户反馈好？

2.哪个设计环节最耗时？如何优化？

5、HR招聘

☑第一步：归类动作

核心动作：职位分析、渠道发布、简历筛选、邀约、面试安排、面试评估、Offer发放、入职跟进。 

☑第二步：沉淀模板

·职位分析=岗位职责、任职要求、团队情况、新资范围。

·邀约=公司介绍、职位亮点、确认意向、面试时间。

·面试评估=从专业技能、沟通能力、文化契合度等维度打分。

·Offer发放=准备“offerLetter”模板，包含职位、薪资、报到时间、所需材料等。

☑第三步：设置标准，稳定输出

1.每日工作量：规定自已每天筛选50份有效简历，打出15 个邀约。

2.流程时效：设定每个环节的响应标准，如“收到简历24小时内初步筛选”、“面试后24小时内反馈结果”。

3.人才库建设：每面试完一个候选人，无论是否录用，都将其信息（含面试评价）录入人才库，并定期维护。

☑第四步：定期复盘优化

1.哪个招聘渠道的简历质量高？性价比好？

2.业务部门对候选人的满意度如何？如何更好地把握招聘需求？

6、电商运营

☑第一步：归类动作

核心动作：市场分析、选品、上架商品、策划活动、优化页面、投放广告、分析数据、处理订单与客服。

☑第二步：沉淀模板

·上架商品三标关键词、主图5张+视频、详情页逻辑、价格与库存、优惠券设置。

·策划活动=活动目标、目标客群、优惠力度、推广渠道、时间节奏、预期效果。

数据分析三流量、转化率、客单价、核心单品销量、广告ROI。

☑第三步：设置标准，稳定输出

1.每日工作流：固定时间块处理固定工作。

2.上新节奏：什么时间固定上新品，提前多久完成选品和素材准备。

3.广告优化：每天固定时间检查广告数据，对消耗高、效果差的计划进行调整。

☑第四步：定期复盘优化

1.哪个渠道的流量转化率最高？哪个关键词的投入产出比最好？

2.爆·款产品有什么共同特征？如何复制成功经验？

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